Nhận ủy thác xuất khẩu hàng hóa, xuất hóa đơn thế nào?

Nhận ủy thác xuất khẩu hàng hóa và xuất hóa đơn là một quá trình quan trọng trong hoạt động kinh doanh quốc tế. Để thực hiện điều này một cách đúng quy định, cần tuân theo các quy trình và yêu cầu phức tạp của quốc gia bạn hoạt động. Trong bài viết này, Antlogistics sẽ cùng bạn tìm hiểu cách thực hiện nhận ủy thác xuất khẩu hàng hóa và quy trình xuất hóa đơn một cách chi tiết và thể hiện sự tuân thủ đúng quy định

Một số khái niệm cần biết

Uỷ thác xuất khẩu (Export Agency/Commission) là gì?

Uỷ thác xuất khẩu (Export Agency hoặc Export Commission) là quá trình một tổ chức hoặc cá nhân, thường được gọi là người ủy thác xuất khẩu, được giao phần hoặc toàn bộ quyền và trách nhiệm xuất khẩu hàng hóa từ một bên xuất khẩu đến bên nhập khẩu hoặc đối tác thương mại khác trong một thỏa thuận hợp đồng. Trong quá trình này, người xuất khẩu chuyển giao sự kiểm soát và quản lý của việc xuất khẩu hàng hóa cho người ủy thác xuất khẩu.

Hoá đơn xuất khẩu (Export Invoice) là gì?

Hóa đơn xuất khẩu (Export Invoice) là một tài liệu quan trọng trong quá trình xuất khẩu hàng hóa. Nó là một tài liệu tài chính và hợp pháp, chứa thông tin chi tiết về giao dịch xuất khẩu, giúp xác định giá trị hàng hóa, số lượng, giá bán, và các điều khoản thanh toán. Hóa đơn xuất khẩu có nhiều mục tiêu quan trọng, bao gồm:

Xác định giá trị hàng hóa: Hóa đơn xuất khẩu thể hiện giá trị thực của hàng hóa được xuất khẩu. Điều này quan trọng để xác định thuế xuất khẩu và để đối tác nhập khẩu biết giá trị thực tế của giao dịch.
Thành lập các điều khoản thanh toán: Hóa đơn xuất khẩu thường ghi rõ điều khoản thanh toán, ví dụ: thanh toán trước khi hàng hóa được giao, thanh toán sau khi hàng hóa nhận được, hoặc bất kỳ thỏa thuận nào về thanh toán khác. Điều này quan trọng để xác định lịch trình thanh toán và cách thức thực hiện giao dịch.
Thông tin vận chuyển: Hóa đơn xuất khẩu thường ghi rõ thông tin vận chuyển như điểm xuất phát và điểm đến của hàng hóa, phương tiện vận chuyển, và các điều khoản vận chuyển liên quan.
Thông tin về hàng hóa: Hóa đơn xuất khẩu cung cấp thông tin chi tiết về hàng hóa được xuất khẩu, bao gồm mô tả, mã HS (hệ thống mã hàng hóa), số lượng, đơn vị tính, và các chi tiết khác.
Xác định xuất xứ: Hóa đơn xuất khẩu cũng thường ghi rõ xuất xứ của hàng hóa, điều này có thể có tầm quan trọng đối với việc áp dụng thuế xuất khẩu hoặc tuân thủ các thỏa thuận thương mại tự do.

Hóa đơn xuất khẩu là một phần quan trọng của quá trình xuất khẩu và phải được lập một cách chính xác và chi tiết để đảm bảo tuân thủ các quy định thuế và thương mại quốc tế, cũng như để giúp đối tác nhập khẩu tiến hành các thủ tục nhập khẩu một cách dễ dàng.

Chứng từ xuất khẩu ((Export Documents) là gì?

Chứng từ xuất khẩu (Export Documents) là tập hợp các giấy tờ và tài liệu quan trọng được sử dụng trong quá trình xuất khẩu hàng hóa. Các chứng từ này cung cấp thông tin và chứng minh việc xuất khẩu hàng hóa diễn ra đúng quy định và theo các yêu cầu pháp lý và thương mại quốc tế. Dưới đây là một số chứng từ xuất khẩu phổ biến:

Chứng từ xuất khẩu ((Export Documents) là gì?

Hóa đơn xuất khẩu (Export Invoice): Như đã đề cập ở trên, hóa đơn xuất khẩu là tài liệu chứng minh giá trị hàng hóa và các điều khoản giao dịch. Nó thường đi kèm với các thông tin khác về hàng hóa, số lượng, đơn vị tính, và xuất xứ.
Chứng nhận nguồn gốc (Certificate of Origin): Chứng nhận nguồn gốc xác định xuất xứ của hàng hóa, quan trọng để áp dụng các ưu đãi thuế theo các thỏa thuận thương mại tự do hoặc để thỏa thuận xuất khẩu vào một quốc gia cụ thể.
Giấy tờ vận chuyển (Transportation Documents): Bao gồm các tài liệu như bill of lading (vận đơn), airway bill (vận đơn hàng không), hoặc giấy vận chuyển đường biển, đường hàng không, hoặc đường bộ. Chúng cung cấp thông tin về vận chuyển và việc di chuyển hàng hóa từ nơi xuất khẩu đến nơi nhập khẩu.
Chứng từ hải quan (Customs Documents): Bao gồm giấy khai báo hải quan, thông tin chi tiết về hàng hóa, giá trị, thuế xuất khẩu, và các thông tin liên quan đến thủ tục hải quan của quốc gia xuất khẩu và nhập khẩu.
Chứng từ thanh toán (Payment Documents): Bao gồm các tài liệu về thanh toán giao dịch, chẳng hạn như giấy chuyển khoản ngân hàng, thư tín dụng, hối phiếu, hoặc hợp đồng thanh toán.
Chứng từ bảo hiểm (Insurance Documents): Bao gồm giấy tờ liên quan đến bảo hiểm hàng hóa trong quá trình vận chuyển, cung cấp thông tin về giá trị bảo hiểm và phạm vi bảo hiểm.

Các chứng từ xuất khẩu rất quan trọng để đảm bảo rằng việc xuất khẩu hàng hóa diễn ra đúng quy định và đáp ứng các yêu cầu của cơ quan chức năng, cũng như để đảm bảo rằng giao dịch được thực hiện một cách hợp pháp và an toàn. Việc quản lý và lập chứng từ xuất khẩu là một phần quan trọng của hoạt động xuất khẩu thương mại quốc tế.

Giấy tờ hải quan (Customs Documentation) là gì?

Giấy tờ hải quan (Customs Documentation) là tài liệu và giấy tờ liên quan đến việc thực hiện các thủ tục hải quan trong quá trình xuất khẩu và nhập khẩu hàng hóa qua các cửa khẩu quốc tế. Các giấy tờ này cung cấp thông tin về hàng hóa, xuất xứ, giá trị, và các yêu cầu hải quan để đảm bảo việc vận chuyển hàng hóa diễn ra một cách hợp pháp và an toàn. Dưới đây là một số giấy tờ hải quan quan trọng:

Giấy tờ hải quan (Customs Documentation) là gì?

Giấy khai báo hải quan (Customs Declaration): Giấy tờ này chứa thông tin chi tiết về hàng hóa, bao gồm mô tả, giá trị, số lượng, xuất xứ, và các thông tin liên quan khác. Nó thường phải được điền đúng quy định và được nộp tại cơ quan hải quan của quốc gia nhập khẩu.
Chứng từ xuất xứ (Certificate of Origin): Chứng từ này xác định xuất xứ của hàng hóa, quan trọng để áp dụng các thuế và ưu đãi thuế theo các thỏa thuận thương mại tự do.
Chứng từ giá trị (Invoice Value Certificate): Đây là tài liệu chứng minh giá trị thực của hàng hóa, thường được sử dụng để tính thuế xuất khẩu.
Chứng từ xuất khẩu của ngân hàng (Bank Export Documents): Bao gồm các giấy tờ liên quan đến việc thanh toán và hỗ trợ tài chính cho giao dịch xuất khẩu.
Giấy tờ liên quan đến thuế (Tax-Related Documents): Bao gồm các tài liệu liên quan đến thuế xuất khẩu và các khoản thuế liên quan khác mà cơ quan hải quan có thể yêu cầu.
Chứng từ vận chuyển (Transportation Documents): Bao gồm các giấy tờ như bill of lading (vận đơn), airway bill (vận đơn hàng không), hoặc giấy vận chuyển đường biển, đường hàng không, hoặc đường bộ. Chúng chứng minh thông tin vận chuyển và di chuyển hàng hóa qua biên giới quốc gia.

Các giấy tờ hải quan cần phải tuân theo quy định của cơ quan hải quan và được nộp tại các cửa khẩu quốc tế khi hàng hóa di chuyển qua biên giới. Điều này giúp đảm bảo rằng việc xuất khẩu và nhập khẩu hàng hóa diễn ra theo đúng quy định và tránh được các vấn đề pháp lý và hải quan.

Chứng nhận nguồn gốc (Certificate of Origin) là gì?

Chứng nhận nguồn gốc (Certificate of Origin) là một tài liệu quan trọng trong thương mại quốc tế, được sử dụng để xác định xuất xứ của một sản phẩm hoặc hàng hóa. Xuất xứ này thường đề cập đến quốc gia hoặc vùng lãnh thổ nơi mà sản phẩm được sản xuất hoặc chế biến. Chứng nhận nguồn gốc chứng minh rằng hàng hóa đó thực sự xuất phát từ nơi được nêu ra trong tài liệu này.

Chứng nhận nguồn gốc có nhiều mục đích quan trọng, bao gồm:

Áp dụng thuế và ưu đãi thuế: Nhiều quốc gia và khu vực có thỏa thuận thương mại tự do (FTA) hoặc hiệp định thương mại khác nhau. Chứng nhận nguồn gốc được sử dụng để xác định xem hàng hóa có đủ điều kiện được hưởng ưu đãi thuế trong khu vực thương mại đó hay không. Nếu hàng hóa được sản xuất hoặc chế biến trong nước hoặc vùng lãnh thổ thuộc khu vực thương mại, chúng có thể được miễn thuế hoặc được áp dụng thuế ưu đãi.
Tuân thủ quy định xuất xứ: Chứng nhận nguồn gốc cũng đảm bảo rằng các sản phẩm được sản xuất theo quy định và tiêu chuẩn của quốc gia xuất xứ. Điều này có thể quan trọng đặc biệt đối với hàng hóa nhạy cảm hoặc đòi hỏi tuân thủ các quy định về chất lượng và an toàn.
Thiết lập danh tiếng thương hiệu: Chứng nhận nguồn gốc cũng có thể đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng danh tiếng và uy tín của sản phẩm. Một sản phẩm có nguồn gốc từ một quốc gia nổi tiếng về chất lượng và kỹ thuật thường được đánh giá cao hơn.

Chứng nhận nguồn gốc thường được cấp bởi các cơ quan chứng nhận nguồn gốc hoặc các tổ chức có thẩm quyền trong quốc gia xuất khẩu. Quá trình cấp chứng nhận này bao gồm kiểm tra và xác nhận xuất xứ của sản phẩm dựa trên quy định và hướng dẫn cụ thể.

Hoá đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử là một loại hóa đơn được tạo, phát hành và lưu trữ dưới dạng điện tử, thay vì in trên giấy như hóa đơn truyền thống. Hóa đơn điện tử thường có định dạng số học, và nó được tạo ra và xử lý thông qua phần mềm hoặc hệ thống máy tính. Hóa đơn điện tử thường bao gồm các thông tin sau:

Thông tin về người bán (doanh nghiệp, tổ chức, hoặc cá nhân phát hành hóa đơn).
Thông tin về người mua (khách hàng).
Số hóa đơn duy nhất để phân biệt giữa các hóa đơn.
Thông tin về sản phẩm hoặc dịch vụ được bán, bao gồm mô tả, số lượng, đơn giá, và tổng cộng.
Giá trị gia tăng (GTGT) hoặc thuế liên quan khác (nếu áp dụng).
Ngày phát hành và thời hạn thanh toán.
Chữ ký số hoặc các phương thức xác minh khác để đảm bảo tính xác thực và toàn vẹn của hóa đơn.

Hóa đơn điện tử thường được lưu trữ trên máy tính hoặc trong các hệ thống quản lý hóa đơn điện tử. Nó giúp giảm thời gian và công sức so với việc xử lý hóa đơn truyền thống in trên giấy, đồng thời giúp giảm môi trường bằng cách giảm sử dụng giấy và mực in. Hóa đơn điện tử còn giúp tăng tính hiệu quả và khả năng theo dõi thuế, cũng như giảm nguy cơ mất hóa đơn và lỗi trong quá trình xử lý.

Mã số thuế là gì?

Mã số thuế (MST) là một con số hoặc chuỗi các con số được cấp cho các đối tượng kinh tế, doanh nghiệp, tổ chức, hoặc cá nhân có nghĩa vụ thuế theo quy định của cơ quan thuế trong một quốc gia hoặc khu vực. MST thường được sử dụng để xác định một cơ sở thuế cụ thể và theo dõi các hoạt động thuế của đối tượng đó. MST có thể khác nhau tùy theo quốc gia hoặc khu vực. Trong nhiều quốc gia, MST thường được gắn với tên, địa chỉ và các thông tin liên quan khác về đối tượng đó. MST quan trọng trong việc nộp thuế, quản lý thuế, và thực hiện các giao dịch liên quan đến thuế.

Nhận ủy thác xuất khẩu hàng hóa, xuất hóa đơn thế nào?

Công ty của ông Trần Quang Dương (tại TPHCM) đã thực hiện việc nhận ủy thác xuất khẩu hàng hóa từ một cá nhân không có mã số thuế. Thỏa thuận trong hợp đồng ủy thác xác định rằng công ty của ông (bên nhận ủy thác xuất khẩu) sẽ không tiếp nhận thanh toán trực tiếp từ tổ chức nước ngoài, mà tổ chức nước ngoài sẽ thanh toán trực tiếp cho bên ủy thác xuất khẩu.

Ông Dương đã đặt câu hỏi liệu công ty của ông cần phải lập hóa đơn điện tử về giá trị gia tăng (GTGT) cho khách hàng nước ngoài như quy định tại Điểm b, Khoản 3 của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP hay không?

Trong trường hợp bên nhận ủy thác xuất khẩu là một cá nhân không có mã số thuế, việc lập hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng cho bên nhận ủy thác, theo quy định tại Điều 13 của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, không thực hiện được. Vì vậy, trong tình huống này, bên nhận ủy thác xuất khẩu cần sử dụng một loại chứng từ thay thế để ghi nhận giao dịch xuất khẩu.

Theo Chi cục Thuế TP. Thủ Đức, cơ quan này đề xuất sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Khi hàng hóa đã được thực sự xuất khẩu và được xác nhận bởi cơ quan hải quan, cơ sở nhận ủy thác xuất khẩu có thể lập hóa đơn điện tử GTGT để kê khai thuế và nộp thuế GTGT, hoặc lập hóa đơn điện tử bán hàng để xuất cho khách hàng nước ngoài. Điều này giúp tuân theo các quy định thuế và đảm bảo tuân thủ pháp luật.

Bên cạnh đó, Chi cục Thuế TP. Thủ Đức, TPHCM đã cung cấp câu trả lời về vấn đề này dựa trên các quy định pháp lý sau:

Theo Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14, Điều 30 quy định về đối tượng đăng ký thuế và cấp mã số thuế, người nộp thuế cần đăng ký thuế và có mã số thuế trước khi bắt đầu hoạt động sản xuất, kinh doanh hoặc có nghĩa vụ thuế. Đối tượng đăng ký thuế bao gồm doanh nghiệp, tổ chức, và cá nhân thực hiện đăng ký thuế theo quy định của Luật Doanh nghiệp và pháp luật liên quan.

Điều 91 của Luật này quy định về việc sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ. Theo đó, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã số thuế của cơ quan thuế khi bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ.

Ngoài ra, Thông tư số 105/2020/TT-BTC của Bộ Tài chính hướng dẫn về đối tượng đăng ký thuế xác định cá nhân kinh doanh có hoạt động mua bán hàng hóa tại các chợ biên giới, chợ cửa khẩu, chợ trong khu kinh tế cửa khẩu là “Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh.”

Nghị định số 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ quy định về hóa đơn và chứng từ, cụ thể hóa đơn điện tử, trong Điều 13, quy định về việc cấp hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh. Cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế trong trường hợp hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh không đáp ứng điều kiện phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế nhưng cần có hóa đơn để giao cho khách hàng hoặc khi các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế khác được cơ quan thuế chấp nhận cấp hóa đơn điện tử để giao cho khách hàng.

Nhận ủy thác xuất khẩu hàng hóa, xuất hóa đơn thế nào?

Về vấn đề của bên nhận ủy thác xuất khẩu hàng hóa, theo quy định trong Điều 13 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, khi hàng hóa đã thực sự xuất khẩu và có xác nhận từ cơ quan hải quan, cơ sở nhận ủy thác xuất khẩu sẽ lập hóa đơn điện tử GTGT để kê khai thuế và nộp thuế GTGT hoặc hóa đơn điện tử bán hàng. Cơ sở nhận ủy thác xuất khẩu sử dụng hóa đơn điện tử GTGT hoặc hóa đơn điện tử bán hàng để xuất cho khách hàng nước ngoài.

Nếu cá nhân là người nộp thuế và không có mã số thuế, họ cần thực hiện đăng ký thuế theo quy định của pháp luật và sau đó sử dụng hóa đơn điện tử có mã số thuế để thực hiện giao dịch. Chi cục Thuế TP. Thủ Đức đề xuất ông Trần Quang Dương thực hiện theo đúng quy định và tình hình thực tế để đảm bảo tuân thủ pháp luật thuế.

Khi nhận ủy thác xuất khẩu hàng hóa, việc xuất hóa đơn điện tử được quy định theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và hướng dẫn của cơ quan thuế. Cơ sở nhận ủy thác xuất khẩu hàng hóa cần lập hóa đơn điện tử GTGT hoặc hóa đơn điện tử bán hàng, tùy thuộc vào tình huống cụ thể và yêu cầu của cơ quan thuế. Trong trường hợp cá nhân là bên nhận ủy thác xuất khẩu hàng hóa và không có mã số thuế, họ cần đăng ký thuế theo quy định pháp luật và sử dụng hóa đơn điện tử có mã số thuế để thực hiện các giao dịch xuất khẩu hàng hóa. Điều này giúp đảm bảo tuân thủ pháp luật thuế và tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình xuất khẩu và quản lý thuế.