Vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không là một trong những phương thức vận chuyển phổ biến và hiệu quả nhất hiện nay. Với sự phát triển không ngừng của ngành hàng không, việc vận chuyển hàng hóa qua máy bay không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn đảm bảo độ an toàn cao cho hàng hóa. Bài viết sau đây Antlogistics sẽ cung cấp thông tin chi tiết về quy trình và thủ tục cần thiết để thực hiện việc vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không.
Tìm hiểu về quy trình đặt chỗ máy bay
Trong bất kỳ quy trình vận chuyển nào, việc đặt chỗ là bước đầu tiên quan trọng. Khi tiến hành đặt chỗ cho hàng hóa bằng máy bay, bên bán sẽ chịu trách nhiệm liên hệ với forwarder – đơn vị chuyên về logistics và vận chuyển.
Tìm hiểu về quy trình đặt chỗ máy bay
Đặt chỗ và xác nhận thông tin
Để bắt đầu, bên bán cần xác nhận các thông tin cơ bản như sân bay xuất phát, ngày khởi hành, số lượng hàng hóa và thể tích hàng. Việc này rất quan trọng vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng vận chuyển và chi phí cuối cùng.
Khi đã có đủ thông tin, forwarder sẽ tiến hành đặt chỗ với hãng hàng không phù hợp. Trong trường hợp hàng hóa lớn hoặc cần điều kiện vận chuyển đặc biệt, forwarder cần phải lựa chọn hãng hàng không có khả năng đáp ứng yêu cầu đó.
Kiểm tra tình trạng và giá cả
Sau khi đã đặt chỗ thành công, forwarder sẽ gửi thông tin cho bên bán để xác nhận. Đặc biệt, việc kiểm tra tình trạng kho hàng và giá cả cũng cần được thực hiện để tránh những rủi ro tiềm ẩn trong quá trình vận chuyển.
Việc quản lý thông tin đặt chỗ cẩn thận sẽ giúp tránh được những sai sót có thể xảy ra trong suốt quá trình vận chuyển, từ đó tiết kiệm thời gian và chi phí cho cả hai bên.
Các yếu tố ảnh hưởng đến việc đặt chỗ
Có nhiều yếu tố có thể ảnh hưởng đến việc đặt chỗ như thời tiết, lịch trình bay hoặc tình trạng hải quan tại các cảng hàng không. Điều này yêu cầu bên bán luôn cập nhật thông tin thường xuyên và phối hợp với forwarder để có giải pháp kịp thời.
Đóng gói hàng hóa cho vận chuyển
Sau khi đã hoàn tất bước đặt chỗ, việc tiếp theo chính là đóng gói hàng hóa. Đây là một bước không thể thiếu nhằm bảo vệ hàng hóa trong quá trình vận chuyển và giảm thiểu tối đa rủi ro hư hỏng.
Đóng gói hàng hóa cho vận chuyển
Quy trình đóng gói hàng hóa
Hàng hóa cần được đóng gói tại kho xuất khẩu. Mỗi kiện hàng cần phải ghi ký hiệu rõ ràng (Shipping mark) để thuận tiện cho việc theo dõi và phân loại trong quá trình vận chuyển. Ký hiệu này sẽ giúp nhân viên logistics dễ dàng nhận biết và xử lý hàng hóa.
Đối với những hàng hóa nhạy cảm hoặc có giá trị cao, việc sử dụng nguyên liệu đóng gói chất lượng cao là rất quan trọng. Điều này không chỉ bảo vệ hàng hóa mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp trong lĩnh vực vận chuyển.
Forwarder nhận hàng
Sau khi hoàn tất việc đóng gói, forwarder sẽ tới nhận hàng và cấp Giấy chứng nhận nhận hàng (FCR). Giấy chứng nhận này sẽ là tài liệu chính thức xác nhận rằng forwarder đã nhận hàng hóa từ bên bán và sẽ thực hiện vận chuyển như đã cam kết.
Đây là một bước quan trọng trong quy trình vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không. Giấy chứng nhận nhận hàng sẽ giúp bảo vệ quyền lợi của bên bán nếu có xảy ra tranh chấp trong quá trình vận chuyển.
Lưu ý trong việc đóng gói
Nguyên tắc quan trọng khi đóng gói hàng hóa là “an toàn là trên hết”. Do đó, bên bán cần chú ý đến kích thước, trọng lượng và tính chất của hàng hóa để chọn phương pháp đóng gói phù hợp. Một số hàng hóa cần được bảo quản ở nhiệt độ nhất định hoặc bảo vệ khỏi ẩm ướt, điều này cần được lưu ý kỹ lưỡng trong quá trình đóng gói.
Thủ tục hải quan xuất khẩu
Thủ tục hải quan xuất khẩu là một trong những bước quan trọng trong quy trình vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không. Đây là quá trình kiểm tra và xác nhận hàng hóa xuất khẩu trước khi được phép rời khỏi lãnh thổ quốc gia.
Chuẩn bị chứng từ
Trước khi hàng hóa được xuất khẩu, bên bán cần chuẩn bị đầy đủ các loại chứng từ cần thiết như hóa đơn thương mại, phiếu xuất kho và các giấy tờ khác liên quan đến hàng hóa.
Việc chuẩn bị chứng từ đầy đủ sẽ giúp quá trình làm thủ tục hải quan diễn ra nhanh chóng và suôn sẻ hơn. Nếu không có chứng từ đúng và đầy đủ, hàng hóa có thể bị chậm trễ hoặc gặp khó khăn trong quá trình thông quan.
Làm thủ tục hải quan
Bên bán có thể tự làm thủ tục hải quan hoặc thuê forwarder để tiến hành thay. Nếu bên bán tự làm, họ cần nắm rõ các quy định và quy trình hải quan của quốc gia mình. Ngược lại, nếu thuê forwarder, họ sẽ đảm nhận toàn bộ quy trình từ A-Z, giúp bên bán tiết kiệm thời gian và công sức.
Ngoài ra, trong một số trường hợp, hàng hóa có thể cần xin giấy phép hoặc kiểm dịch trước khi được xuất khẩu. Điều này đặc biệt áp dụng cho các mặt hàng nhạy cảm như thực phẩm, sản phẩm hóa chất hay động vật.
Thủ tục hải quan xuất khẩu
Theo dõi và xử lý vấn đề
Trong quá trình làm thủ tục hải quan, bên bán cần theo dõi sát sao tiến độ và phản hồi từ cơ quan hải quan. Nếu có vấn đề phát sinh, nhanh chóng có biện pháp xử lý kịp thời để không làm gián đoạn quá trình vận chuyển.
Sự chủ động và cảnh giác trong việc xử lý các vấn đề liên quan đến thủ tục hải quan sẽ góp phần vào thành công trong việc vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không.
Phát hành Air Waybill (AWB)
Sau khi hoàn tất các thủ tục hải quan, một trong những bước tiếp theo trong quy trình vận chuyển hàng hóa là phát hành Air Waybill (AWB). AWB là một tài liệu quan trọng trong lĩnh vực vận tải hàng không, dùng để theo dõi lô hàng trong suốt quá trình vận chuyển.
Master AWB và House AWB
Hãng hàng không sẽ phát hành Master AWB, đây là tài liệu chính xác nhận quyền sở hữu hàng hóa. Đồng thời, người giao nhận cũng sẽ phát hành House AWB cho từng kiện hàng cụ thể.
Master AWB sẽ chứa thông tin về lô hàng, bao gồm tên người gửi, người nhận, mô tả hàng hóa, trọng lượng và kích thước. Điều này giúp các bên liên quan dễ dàng theo dõi và quản lý hàng hóa.
Vai trò quan trọng của AWB
Air Waybill không chỉ là chứng từ vận chuyển mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo quyền lợi cho bên gửi hàng. Nếu có sự cố xảy ra trong quá trình vận chuyển, AWB sẽ là chứng cứ để khiếu nại hoặc yêu cầu bồi thường.
Vì vậy, một AWB được phát hành chính xác và đầy đủ sẽ giúp tăng cường tính minh bạch và bảo mật cho quy trình vận chuyển hàng hóa.
Gửi chứng từ liên quan
Sau khi phát hành AWB, bên bán có thể gửi chứng từ kèm theo AWB hoặc gửi riêng sau. Việc gửi chứng từ cần đảm bảo kịp thời và chính xác để thuận tiện cho việc nhận hàng của bên nhập khẩu.
Trong trường hợp gửi chứng từ qua email, một bản scan AWB cùng với các chứng từ khác sẽ giúp cho người nhập khẩu nắm bắt thông tin nhanh chóng và thuận lợi cho việc làm thủ tục nhập khẩu.
Nhận hàng và thủ tục hải quan nhập khẩu
Cuối cùng trong quy trình vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không là nhận hàng và thực hiện thủ tục hải quan nhập khẩu.
Thông báo hàng đến
Khi hàng hóa đã đến nơi, đại lý hãng vận tải sẽ thông báo cho bên nhận hàng về ngày hàng đến, nơi lưu giữ và phí phải nộp. Điều này giúp bên nhận hàng nắm rõ thông tin và chuẩn bị các bước tiếp theo để nhận hàng.
Thông báo này thường bao gồm thông tin chi tiết về địa điểm nhận hàng, có thể là cảng hàng không hoặc kho bãi. Bên nhận hàng cần chú ý đến thời hạn nhận hàng để tránh phát sinh phí lưu kho không mong muốn.
Nhận hàng và thủ tục hải quan nhập khẩu
Lệnh giao hàng
Khi đã sẵn sàng nhận hàng, forwarder sẽ thu House AWB, nộp phí và nhận D/O (Delivery Order) cùng các chứng từ liên quan. Quá trình này cần được thực hiện một cách nhanh chóng và chính xác để tránh chậm trễ trong việc giao hàng.
D/O là tài liệu cho phép bên nhận hàng lấy hàng tại kho hoặc cảng. Nó chứng minh quyền sở hữu hàng hóa và là căn cứ để tiến hành các thủ tục nhận hàng tiếp theo.
Thủ tục hải quan nhập khẩu
Quá trình làm thủ tục hải quan nhập khẩu có thể diễn ra trước hoặc sau khi hàng đến. Bên nhận hàng có thể tự làm hoặc thuê forwarder để thực hiện. Một lần nữa, việc chuẩn bị đầy đủ chứng từ là cực kỳ quan trọng để làm thủ tục hải quan được nhanh chóng và hiệu quả.
Nếu hàng hóa cần kiểm tra chất lượng hoặc kiểm dịch, bên nhận hàng cũng cần đảm bảo các yêu cầu này được thực hiện theo đúng quy định.
Khi mọi thủ tục đã hoàn tất, forwarder sẽ làm thủ tục lấy hàng, thanh lý tờ khai và giao hàng đến kho của bên nhập khẩu. Quá trình này đánh dấu một bước quan trọng trong việc hoàn thành quy trình vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không.
Kết luận
Nhìn chung, quy trình vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa các bên liên quan từ việc đặt chỗ, đóng gói, làm thủ tục hải quan đến nhận hàng. Mỗi bước đều có vai trò quan trọng riêng và cần được thực hiện một cách chu đáo để đảm bảo hàng hóa được vận chuyển an toàn và hiệu quả nhất.
Hy vọng rằng bài viết này đã cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan và chi tiết về quy trình và thủ tục vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không, góp phần hỗ trợ cho công việc kinh doanh và logistics của bạn.
