Notify party là gì? Tìm hiểu 4 tiêu chí để chọn Notify party

Thông báo và liên lạc về hàng hóa là một phần quan trọng trong quá trình vận chuyển hàng hóa. Trong ngành công nghiệp logistics, có một thuật ngữ được sử dụng rất phổ biến là “Notify party”, tuy nhiên không phải ai cũng hiểu rõ về vai trò của Notify party và cách thức chọn lựa đối tác phù hợp. Để giúp bạn hiểu rõ hơn về Notify party là gì, bài viết này Antlogistics sẽ giới thiệu những điều cơ bản về khái niệm này cũng như những tiêu chí quan trọng trong việc chọn lựa Notify party cho quá trình vận chuyển hàng hóa.

Notify Party là gì?

Trước khi tìm hiểu về vai trò hay tiêu chí chọn lựa Notify party, chúng ta cần hiểu rõ khái niệm này là gì.

Notify Party là gì?

Theo định nghĩa của International Chamber of Commerce (ICC), “Notify party” là bên nhận thông báo hàng khi tàu cập cảng, có thể là bên ủy quyền bởi bên nhận hàng (Consignee) hoặc không.Đóng vai trò là một bên trung gian trong quá trình vận chuyển hàng hóa, Notify party sẽ thực hiện nhiệm vụ tiếp nhận thông báo về hàng hóa từ hãng tàu hoặc bên vận chuyển và chuyển thông tin đến bên nhận hàng (Consignee) để nhận hàng. Vì vậy, Notify party có vai trò rất quan trọng để đảm bảo thông tin và hàng hóa được chuyển giao đúng người và đúng thời điểm.

Notify Party là gì?

Nhiệm vụ của Notify Party

• Tiếp nhận thông báo về hàng hóa từ hãng tàu hoặc bên vận chuyển.
• Chuyển thông tin cho bên nhận hàng (Consignee) để đảm bảo hàng hóa được nhận đúng người và đúng thời điểm.
• Thực hiện các thủ tục hải quan và kiểm tra hàng hóa.
• Liên lạc với ngân hàng liên quan trong trường hợp thanh toán bằng L/C (Letter of Credit).
• Định vị và theo dõi diễn biến vận chuyển hàng hóa để thông báo cho bên nhận hàng (Consignee) khi hàng đến cảng.

Mối quan hệ giữa Notify Party và Consignee

Mối quan hệ giữa Notify party và Consignee thường được quy định trong điều khoản hợp đồng mua bán (Sales Contract). Tuy nhiên, tùy thuộc vào từng trường hợp cụ thể, vai trò của Notify party có thể khác nhau.

Nếu trong hợp đồng mua bán được quy định là Notify party là bên ủy quyền bởi bên nhận hàng (Consignee), thì Notify party sẽ hoạt động theo sự chỉ đạo và yêu cầu của bên nhận hàng. Ngược lại, nếu không có quy định gì về vai trò của Notify party, thì họ sẽ hoạt động độc lập để thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến thông báo hàng hóa.

View Table

Tiêu chí chọn Notify Party

Trong quá trình kinh doanh và giao dịch với các quốc gia khác nhau, việc chọn lựa đối tác phù hợp là vô cùng quan trọng. Đối với việc chọn Notify party, có 4 tiêu chí quan trọng mà bạn cần lưu ý.

Notify party là gì? Tiêu chí chọn Notify Party

Độ tin cậy

Độ tin cậy là một trong những yếu tố quan trọng hàng đầu khi chọn lựa Notify party. Với vai trò là bên trung gian trong quá trình vận chuyển hàng hóa, Notify party phải đảm bảo sự tin cậy và khả năng hoàn thành nhiệm vụ của mình.

Một Notify party đáng tin cậy sẽ giúp cho quá trình vận chuyển diễn ra thuận lợi và tránh được các rủi ro có thể xảy ra. Đồng thời, độ tin cậy của Notify party cũng ảnh hưởng lớn đến uy tín của bên nhận hàng (Consignee) trong mắt đối tác.

Khả năng cung cấp thông tin

Notify party có vai trò chuyển thông tin về hàng hóa từ bên vận chuyển đến bên nhận hàng (Consignee), do đó, khả năng cung cấp thông tin là một trong những tiêu chí quan trọng khi chọn lựa đối tác này.

Một Notify party tốt sẽ có khả năng thu thập và cung cấp thông tin chính xác, đầy đủ và kịp thời cho bên nhận hàng, giúp họ nắm được tình hình vận chuyển hàng hóa của mình và có thể đưa ra các quyết định phù hợp.

Vị trí địa lý

Vị trí địa lý cũng là một yếu tố cần được xem xét khi chọn Notify party. Nếu vị trí của Notify party gần cảng hoặc nơi bán hàng hóa, việc trao đổi thông tin và chuyển giao hàng hóa sẽ nhanh chóng hơn, từ đó giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho quá trình vận chuyển.

Ngoài ra, vị trí địa lý của Notify party cũng ảnh hưởng đến khả năng làm việc với các cơ quan hải quan và ngân hàng liên quan trong quá trình vận chuyển.

Quản lý rủi ro

Việc quản lý rủi ro trong quá trình vận chuyển hàng hóa là điều không thể thiếu và Notify party cũng phải có khả năng làm việc hiệu quả với các rủi ro có thể xảy ra.

Một Notify party có kinh nghiệm và am hiểu về quy trình vận chuyển hàng hóa sẽ có khả năng đối phó và giải quyết các tình huống bất ngờ trong quá trình làm việc, giúp giảm thiểu rủi ro cho bên nhận hàng.

Lợi ích của việc sử dụng Notify Party

Sử dụng Notify party trong quá trình vận chuyển hàng hóa đem lại nhiều lợi ích cho các bên tham gia giao dịch. Dưới đây là những lợi ích cơ bản của việc sử dụng Notify party.

Lợi ích của việc sử dụng Notify Party

Xác định rõ trách nhiệm của mỗi bên

Trong quá trình vận chuyển hàng hóa, việc sử dụng Notify party giúp xác định rõ vai trò và trách nhiệm của từng bên liên quan. Dưới đây là phân tích về trách nhiệm của mỗi bên:

Người gửi (Shipper):

• Người gửi chịu trách nhiệm chuẩn bị và đóng gói hàng hóa theo quy định.
• Phải cung cấp thông tin chính xác về hàng hóa, địa chỉ nhận hàng và các tài liệu liên quan.
• Chịu trách nhiệm thanh toán chi phí vận chuyển và các khoản phí khác liên quan đến việc gửi hàng.

Người nhận (Consignee):

• Người nhận phải đảm bảo sẵn sàng nhận hàng khi hàng hóa đến nơi.
• Kiểm tra hàng hóa ngay khi nhận và thông báo cho bên gửi về bất kỳ thiệt hại hoặc thiếu sót nào.
• Chịu trách nhiệm thanh toán các khoản phí liên quan đến việc nhận hàng.

Đơn vị vận chuyển (Carrier):

• Đơn vị vận chuyển phải vận chuyển hàng hóa an toàn và đúng thời gian quy định.
• Chịu trách nhiệm bảo vệ hàng hóa khỏi thiệt hại và mất mát trong quá trình vận chuyển.
• Thông báo cho người gửi và người nhận về tình trạng vận chuyển hàng hóa.

Notify party:

• Notify party là bên được thông báo về thông tin vận chuyển hàng hóa nhưng không phải là bên chịu trách nhiệm chính thức.
• Notify party có trách nhiệm thông báo thông tin vận chuyển đến người gửi và người nhận để đảm bảo sự thông tin chính xác và kịp thời.
• Trong trường hợp có vấn đề phát sinh, Notify party có thể hỗ trợ giải quyết tranh chấp giữa các bên liên quan.

Việc xác định rõ trách nhiệm của mỗi bên trong quá trình vận chuyển hàng hóa thông qua việc sử dụng Notify party giúp tăng cường minh bạch, tránh được những tranh chấp không cần thiết và đảm bảo quá trình vận chuyển diễn ra suôn sẻ, hiệu quả.

Cung cấp thông tin và theo dõi hàng hóa

Notify party có nhiệm vụ chuyển thông tin về hàng hóa từ bên vận chuyển đến bên nhận hàng, từ đó giúp bên nhận hàng nắm được tình hình vận chuyển và có thể đưa ra những quyết định phù hợp.

Ngoài ra, Notify party cũng có vai trò theo dõi và thông báo cho bên nhận hàng khi hàng đến cảng, giúp đảm bảo hàng hóa được nhận đúng thời điểm.

Quản lý rủi ro

Quản lý rủi ro trong quá trình vận chuyển hàng hóa là một phần quan trọng của hoạt động logistics. Notify party đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và giảm thiểu các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình vận chuyển hàng hóa.

Một số rủi ro thường gặp trong quá trình vận chuyển hàng hóa bao gồm:

• Mất mát hàng hóa: Có thể xảy ra do hỏng hóc, cướp hoặc thất lạc trong quá trình vận chuyển.
• Hỏng hóc hàng hóa: Sản phẩm có thể bị hỏng hóc do va đập, rung chuyển mạnh hoặc điều kiện môi trường không phù hợp.
• Chậm giao hàng: Việc giao hàng không đúng thời gian dẫn đến ảnh hưởng đến kế hoạch sản xuất hoặc tiêu dùng của bên nhận hàng.

Notify party có vai trò quan trọng trong việc quản lý rủi ro bằng cách:

• Theo dõi và theo dõi quá trình vận chuyển hàng hóa từ nguồn gốc đến điểm đến, đảm bảo thông tin được cập nhật và chính xác.
• Đưa ra các biện pháp phòng ngừa và bảo vệ hàng hóa khỏi các rủi ro có thể xảy ra, như sử dụng bao bì chất lượng tốt, chọn lựa đơn vị vận chuyển uy tín.
• Xử lý tình huống khi có sự cố xảy ra, thông báo và hỗ trợ bên nhận hàng giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Bằng cách quản lý rủi ro một cách chuyên nghiệp, notify party giúp giảm thiểu tổn thất và rủi ro cho bên nhận hàng, đồng thời tạo sự tin tưởng và ổn định trong chuỗi cung ứng hàng hóa. Điều này cũng giúp tăng cường uy tín và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp trong lĩnh vực logistics và vận tải.

Tiết kiệm thời gian và chi phí

Notify party là một bên thứ ba được chỉ định để nhận thông báo và thông tin liên quan đến lô hàng hoặc container trong quá trình vận chuyển hàng hóa. Việc sử dụng Notify party giúp tăng tính linh hoạt và hiệu quả trong quản lý vận chuyển hàng hóa của bạn.

Tiết kiệm thời gian và chi phí

Tiết kiệm thời gian:

• Thông tin được chuyển đến đúng người: Khi có Notify party, thông tin về lô hàng sẽ được chuyển đến người có trách nhiệm quản lý hoặc theo dõi hàng hóa một cách nhanh chóng và chính xác.
• Giảm thiểu thời gian tra cứu thông tin: Bạn không cần phải tự mình tra cứu thông tin về tình trạng vận chuyển hàng hóa mỗi khi cần, mà có thể dễ dàng liên hệ với Notify party để được cung cấp thông tin kịp thời.

Tiết kiệm chi phí:

• Tránh sai sót trong quản lý hàng hóa: Việc sử dụng Notify party giúp tránh được sai sót trong quá trình quản lý hàng hóa, từ đó giảm thiểu rủi ro phát sinh chi phí không mong muốn.
• Tối ưu hóa quá trình vận chuyển: Thông qua Notify party, bạn có thể tối ưu hóa quá trình vận chuyển hàng hóa, từ đó giảm thiểu chi phí phát sinh do việc không hiệu quả trong quản lý và theo dõi hàng hóa.

Việc sử dụng Notify party không chỉ giúp cho quá trình vận chuyển hàng hóa diễn ra thuận lợi và hiệu quả hơn mà còn giúp bạn tiết kiệm thời gian và chi phí trong việc quản lý và theo dõi hàng hóa. Đồng thời, việc này cũng giúp tăng cường sự chuyên nghiệp và tin cậy trong công việc vận chuyển hàng hóa của bạn.

Kết luận

Notify party là gì? Qua bài viết này, chúng ta đã cùng tìm hiểu về khái niệm Notify party và vai trò của họ trong quá trình vận chuyển hàng hóa. Ngoài ra, thông qua 4 tiêu chí quan trọng, chúng ta cũng có thể lựa chọn được đối tác phù hợp cho quá trình vận chuyển hàng hóa.

Vai trò của Notify party là vô cùng quan trọng trong quá trình giao dịch và vận chuyển hàng hóa, do đó, việc lựa chọn và hợp tác với một đối tác tin cậy và có kinh nghiệm là rất cần thiết. Hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về khái niệm Notify party và các tiêu chí quan trọng khi chọn lựa đối tác này.