Cut off time, hay còn được gọi với các tên khác như Closing time, Deadtime hoặc Lead time, là một thuật ngữ được sử dụng rộng rãi trong lĩnh vực xuất nhập khẩu hàng hóa. Thời gian này đóng vai trò rất quan trọng trong quá trình vận chuyển hàng hóa từ nơi sản xuất đến địa điểm nhận hàng. Vì vậy, để hiểu rõ hơn về khái niệm này cũng như vai trò của nó trong hoạt động xuất nhập khẩu, Antlogistics hãy cùng tìm hiểu về cut off time là gì, phân loại và quy định của nó trong bài viết này.
Khái niệm của Cut off time
Cut off time là gì?
Trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, cut off time được hiểu như thời gian giới hạn hoàn tất các thủ tục liên quan đến giao nhận hàng hóa để xếp lên tàu. Đây là thời điểm cuối cùng mà shipper (người gửi hàng) phải hoàn thành các thủ tục thông quan, thanh lý container cho hãng tàu và gửi thông tin chi tiết cho hãng tàu để phát hành vận đơn (B/L). Trong tiếng Anh, cut off time còn được gọi với các tên khác như Closing time, Deadtime hoặc Lead time.
Khái niệm của Cut off time
Trước khi hàng hóa được chuyển lên tàu, shipper phải thực hiện nhiều bước thủ tục để đảm bảo rằng hàng hóa được đóng gói, vận chuyển và thông quan đúng thời hạn. Vì vậy, cut off time là một yếu tố then chốt trong quá trình xuất khẩu hàng hóa.
Phân loại của Cut off time
Cut off time được chia thành nhiều loại tùy thuộc vào hoạt động cụ thể trong quá trình vận chuyển hàng hóa. Dưới đây là những loại cut off time phổ biến trong lĩnh vực xuất nhập khẩu:
Cut off time S/I (Shipping Instruction)
Trong lĩnh vực xuất khẩu hàng hóa, một bước quan trọng mà các shipper phải thực hiện là chuẩn bị và gửi cho hãng tàu các Shipping Instruction (S/I) – hay còn gọi là chỉ dẫn vận chuyển. Shipping Instruction là tài liệu chi tiết, cung cấp các thông tin cần thiết về lô hàng, bao gồm loại hàng, số lượng, trọng lượng, điểm xuất phát và điểm đến, cũng như các yêu cầu đặc biệt khác mà shipper muốn hãng tàu tuân thủ. S/I không chỉ giúp hãng tàu hiểu rõ hơn về lô hàng mà còn là cơ sở để hãng tàu chuẩn bị và phát hành các giấy tờ cần thiết cho quá trình vận chuyển.
Thời điểm cuối cùng mà shipper phải gửi S/I cho hãng tàu được gọi là cut off time S/I. Đây là thời hạn mà hãng tàu quy định để nhận các chỉ dẫn vận chuyển từ shipper. Nếu vượt quá thời hạn này, shipper có thể gặp khó khăn trong việc xuất hàng đúng lịch trình hoặc có thể phải chịu các chi phí phát sinh do sự chậm trễ.
Cut off time S/I thường được xác định dựa trên lịch trình cụ thể của tàu và các yêu cầu về xử lý giấy tờ của hãng tàu. Việc gửi S/I đúng thời hạn giúp đảm bảo rằng hãng tàu có đủ thời gian để kiểm tra và xác nhận thông tin về lô hàng, cũng như chuẩn bị các giấy tờ cần thiết, bao gồm vận đơn (Bill of Lading – B/L). Vận đơn là một tài liệu quan trọng trong quá trình vận chuyển hàng hóa, đóng vai trò như chứng từ xác nhận quyền sở hữu hàng hóa và là bằng chứng cho hợp đồng vận chuyển giữa shipper và hãng tàu.
Quá trình chuẩn bị và gửi S/I đòi hỏi shipper phải có sự phối hợp chặt chẽ với các bộ phận liên quan như phòng logistics, phòng kinh doanh, và các đối tác vận chuyển. Shipper cần đảm bảo rằng tất cả các thông tin trong S/I là chính xác và đầy đủ để tránh những sai sót hoặc sự cố trong quá trình vận chuyển. Một S/I được chuẩn bị cẩn thận và gửi đúng hạn không chỉ giúp đảm bảo rằng lô hàng sẽ được vận chuyển đúng lịch trình mà còn giúp tăng cường sự tin cậy và uy tín của shipper đối với hãng tàu và các đối tác kinh doanh.
Trong thực tế, cut off time S/I có thể khác nhau tùy thuộc vào từng hãng tàu và từng loại hàng hóa. Đối với những lô hàng đặc biệt, như hàng nguy hiểm hoặc hàng có giá trị cao, cut off time S/I có thể được quy định sớm hơn để hãng tàu có thêm thời gian xử lý và chuẩn bị các biện pháp bảo vệ cần thiết. Shipper cần nắm rõ và tuân thủ các quy định này để đảm bảo rằng lô hàng của mình không gặp trở ngại nào trong quá trình vận chuyển.
Ngoài ra, việc gửi S/I đúng hạn còn giúp shipper có thêm thời gian để xử lý các vấn đề phát sinh, chẳng hạn như điều chỉnh thông tin về lô hàng hoặc giải quyết các yêu cầu bổ sung từ phía hãng tàu. Điều này đặc biệt quan trọng trong những trường hợp lô hàng cần được vận chuyển gấp hoặc có yêu cầu đặc biệt về thời gian giao nhận.
Cut off time VGM (Verified Gross Mass)
Trong lĩnh vực vận tải biển quốc tế, một yêu cầu quan trọng đối với các shipper là phải xác nhận trọng lượng toàn bộ của container, bao gồm cả hàng hóa và container. Yêu cầu này được quy định bởi Hiệp định SOLAS (Safety of Life at Sea Convention) và được gọi là Verified Gross Mass (VGM). VGM là một phần quan trọng trong việc đảm bảo an toàn hàng hải, giúp tránh các sự cố liên quan đến việc quá tải hoặc phân bổ không đồng đều trên tàu.
Cut off time VGM (Verified Gross Mass)
Thời điểm cuối cùng mà shipper phải gửi thông tin về VGM cho hãng tàu được gọi là cut off time VGM. Đây là thời hạn mà hãng tàu quy định để nhận thông tin VGM từ shipper trước khi container được xếp lên tàu. Cut off time VGM được thiết lập nhằm đảm bảo rằng tất cả các container được xếp lên tàu đều đã được xác nhận trọng lượng một cách chính xác và an toàn.
Quy trình xác nhận VGM đòi hỏi shipper phải sử dụng một trong hai phương pháp sau:
- Phương pháp cân toàn bộ container: Shipper sẽ cân cả container khi đã đóng hàng đầy đủ để xác nhận trọng lượng toàn bộ. Phương pháp này đòi hỏi sử dụng cân chuyên dụng và thường được áp dụng khi có sẵn các thiết bị cân phù hợp tại cơ sở của shipper hoặc tại cảng.
- Phương pháp cân từng phần và tổng hợp: Shipper sẽ cân riêng từng thành phần của lô hàng, bao gồm trọng lượng hàng hóa, vật liệu chèn lót, và trọng lượng container rỗng. Sau đó, các trọng lượng này sẽ được tổng hợp lại để xác nhận trọng lượng toàn bộ của container.
Sau khi xác nhận VGM, shipper phải gửi thông tin này cho hãng tàu trước cut off time VGM. Nếu vượt quá thời hạn này, container của shipper có thể không được xếp lên tàu theo kế hoạch, gây ra sự chậm trễ trong quá trình vận chuyển và có thể phát sinh các chi phí phụ trội.
Việc tuân thủ cut off time VGM là rất quan trọng vì nó không chỉ đảm bảo rằng lô hàng của shipper sẽ được vận chuyển đúng lịch trình mà còn góp phần đảm bảo an toàn cho toàn bộ quá trình vận chuyển. Nếu một container được xếp lên tàu mà không có thông tin VGM hoặc thông tin VGM không chính xác, có thể dẫn đến việc phân bổ tải trọng không đồng đều, gây mất ổn định cho tàu và tiềm ẩn nguy cơ tai nạn hàng hải.
Cut off time VGM thường được quy định dựa trên lịch trình cụ thể của tàu và các yêu cầu về xử lý giấy tờ của hãng tàu. Shipper cần nắm rõ và tuân thủ các quy định này để đảm bảo rằng lô hàng của mình không gặp trở ngại nào trong quá trình vận chuyển. Điều này đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa shipper, các đơn vị vận chuyển và các bên liên quan khác để đảm bảo rằng thông tin VGM được xác nhận và gửi đi đúng thời hạn.
Ngoài ra, việc gửi thông tin VGM đúng hạn còn giúp shipper có thêm thời gian để xử lý các vấn đề phát sinh, chẳng hạn như điều chỉnh thông tin về lô hàng hoặc giải quyết các yêu cầu bổ sung từ phía hãng tàu. Điều này đặc biệt quan trọng trong những trường hợp lô hàng cần được vận chuyển gấp hoặc có yêu cầu đặc biệt về thời gian giao nhận.
Cut off time Doc hoặc Cut off bản nháp B/L
Trong quá trình chuẩn bị vận đơn (B/L), nhiều hãng tàu yêu cầu shipper xác nhận lại nội dung các thông tin trước khi phát hành B/L chính thức. Thời điểm cuối cùng để shipper xác nhận và gửi bản nháp B/L cho hãng tàu được gọi là cut off time Doc hoặc cut off bản nháp B/L.
Cut off time C/Y (Cargo Yard) hoặc Cut off bãi
Cut off time C/Y hoặc cut off bãi là thời gian cuối cùng mà shipper có thể giao hàng tới bãi theo quy định của hãng tàu. Với các loại hàng hóa khác nhau và các tuyến đường khác nhau, cut off time C/Y có thể thay đổi. Việc shipper không kịp giao hàng tới bãi trước thời hạn này sẽ dẫn đến việc hàng hóa không được chuyển lên tàu theo lịch trình dự kiến.
Quy định của Cut off time
Thời gian cuối cùng của mỗi loại cut off time thường được hãng tàu quy định và thông báo cho shipper trước khi xuất khẩu hàng hóa. Thời hạn closing time thường là thời điểm cuối cùng mà shipper có thể nộp chi tiết bill. Tuy nhiên, thời gian này có thể thay đổi tùy thuộc vào mối quan hệ với forwarder hoặc hãng tàu. Ví dụ, với việc vận chuyển hàng hóa đến Nhật Bản hoặc Thượng Hải, thời gian nộp chi tiết bill sẽ sớm hơn khoảng 3 ngày so với các tuyến đường khác.
Quy định
Hậu quả của việc không kịp theo cut off time có thể gây ra nhiều rủi ro cho hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa. Một số hậu quả chính có thể xảy ra như sau:
Hàng hóa bị rớt tàu
Nếu hàng hóa không kịp theo cut off time và không được chuyển lên tàu theo lịch trình dự kiến, hãng tàu có thể quyết định rời bỏ hàng hoặc hủy chuyến tàu. Điều này sẽ gây ra những chi phí phát sinh lớn cho shipper, như phí lưu kho, dời container hay phải hủy bỏ chuyến tàu.
Thời gian giao hàng bị chậm trễ
Khi không kịp theo cut off time, hàng hóa có thể bị chậm trễ trong quá trình vận chuyển và giao hàng đến đích. Điều này có thể ảnh hưởng tới khách hàng của shipper, gây ra sự phàn nàn từ phía khách hàng và phá vỡ mối quan hệ kinh doanh.
Lưu ý khi xác định cut off time
Cut off time có thể thay đổi tùy thuộc vào hãng tàu, tuyến đường và loại hàng hóa. Vì vậy, shipper cần lưu ý và tìm hiểu thông tin cụ thể về cut off time cho lô hàng của mình để đảm bảo kịp thời hoàn thành các thủ tục và chuẩn bị hàng hóa.
Lưu ý
Các yếu tố sau đây cần được xem xét khi xác định thời gian cut off time:
- Thời gian cần thiết để chuẩn bị và gửi Shipping Instruction cho hãng tàu.
- Thời gian cần thiết để xác nhận và gửi thông tin về VGM cho hãng tàu.
- Thời gian cần thiết để xác nhận và gửi bản nháp B/L cho hãng tàu.
- Thời gian cần thiết để hoàn tất các thủ tục và giao hàng tới bãi theo quy định của hãng tàu.
- Thời gian cần thiết để thực hiện thanh toán phí vận chuyển trước khi hoàn tất các thủ tục cuối cùng.
- Mối quan hệ giữa shipper và forwarder/hãng tàu.
Để đảm bảo kịp thời hoàn thành các thủ tục và chuẩn bị hàng hóa, shipper nên lên kế hoạch chi tiết cho hoạt động xuất khẩu. Ngoài ra, việc theo dõi chặt chẽ tiến độ thực hiện các công đoạn cũng rất quan trọng để có thể đảm bảo kịp thời cut off time.
Kết luận
Trong hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa, cut off time là một khái niệm quan trọng và có vai trò then chốt trong việc xác định thời gian cuối cùng để hoàn thành các thủ tục liên quan đến giao nhận hàng hóa. Việc không kịp theo cut off time có thể dẫn đến các hậu quả nghiêm trọng, ảnh hưởng tới mối quan hệ giữa shipper và khách hàng.
Vì vậy, để đảm bảo hoạt động xuất nhập khẩu diễn ra thuận lợi và hiệu quả, shipper cần nắm rõ các loại cut off time phổ biến và tìm hiểu thông tin cụ thể về cut off time cho lô hàng của mình. Bên cạnh đó, việc lên kế hoạch chi tiết và theo dõi chặt chẽ tiến độ cũng là yếu tố quan trọng để đảm bảo kịp thời cut off time.
