Hàng bị roll là gì? Đây là thuật ngữ chuyên ngành trong lĩnh vực logistics, đặc biệt là trong vận chuyển hàng hóa bằng container qua đường biển. Về bản chất, tình trạng này xảy ra khi hàng hóa không được xếp lên tàu theo lịch trình đã định, dẫn đến việc phải chờ đợi chuyến tàu tiếp theo để vận chuyển. Điều này không chỉ gây ra sự chậm trễ trong quá trình giao hàng mà còn làm phát sinh nhiều chi phí khác như lưu kho, bảo quản và vận chuyển, ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu của doanh nghiệp. Trong bài viết dưới đây, các bạn cùng Antlogistics tìm hiểu nhé!
Logistics là gì?
Logistics, thường được hiểu là hậu cần, là một khái niệm rộng bao gồm tất cả các hoạt động liên quan đến việc di chuyển và lưu trữ hàng hóa, dịch vụ và thông tin từ điểm xuất phát đến điểm tiêu thụ. Các hoạt động này bao gồm lập kế hoạch, thực hiện và kiểm soát dòng chảy hiệu quả và hiệu quả về chi phí của các hàng hóa, dịch vụ và thông tin liên quan từ điểm xuất xứ đến điểm tiêu dùng để đáp ứng yêu cầu của khách hàng.
Nói cách khác, hậu cần là quá trình quản lý toàn bộ dòng chảy nguyên vật liệu, hàng hóa thành phẩm và thông tin từ nhà cung cấp tới khách hàng. Hậu cần đóng vai trò quan trọng trong chuỗi cung ứng, đảm bảo rằng hàng hóa được sản xuất và phân phối đúng thời điểm, địa điểm và điều kiện phù hợp.
Nguyên nhân dẫn đến tình trạng hàng bị roll
Tình trạng hàng bị roll không phải là một hiện tượng ngẫu nhiên mà có thể bắt nguồn từ nhiều nguyên nhân khác nhau. Những nguyên nhân chính có thể kể đến bao gồm:
Nguyên nhân dẫn đến tình trạng hàng bị roll
Nguyên nhân từ phía hãng tàu
Một trong những nguyên nhân lớn nhất dẫn đến tình trạng hàng bị roll chính là từ phía hãng tàu. Trong mùa cao điểm, lượng hàng hóa cần vận chuyển tăng mạnh, dẫn đến tình trạng quá tải.
Khi có quá nhiều hàng hóa muốn được vận chuyển cùng một lúc, các hãng tàu thường gặp khó khăn trong việc phân bổ container một cách hợp lý. Bên cạnh đó, lịch trình tàu không chính xác cũng là một yếu tố quan trọng. Nếu tàu không khởi hành đúng giờ hoặc thay đổi lịch trình mà không thông báo kịp thời, điều này sẽ khiến nhiều lô hàng không thể được vận chuyển như dự kiến.
Ngoài ra, việc khai thác cảng không đồng đều cũng góp phần làm gia tăng tình trạng hàng bị roll, khi một số cảng chịu áp lực lớn hơn so với khả năng xử lý thực tế của chúng. Cuối cùng, các trục trặc kỹ thuật trên tàu cũng có thể dẫn đến việc lô hàng không được xếp lên tàu như kế hoạch.
Nguyên nhân từ phía chủ hàng
Bên cạnh những vấn đề từ hãng tàu, các chủ hàng cũng có thể góp phần vào tình trạng hàng bị roll. Một lý do phổ biến là việc chủ hàng đến cảng muộn quá giờ cắt máng. Với lịch trình giao hàng nghiêm ngặt, bất kỳ sự chậm trễ nào cũng có thể dẫn đến việc hàng hóa không được xếp lên tàu.
Ngoài ra, các vấn đề liên quan đến thủ tục hải quan cũng có thể gây ra tình trạng hàng bị roll. Nếu chứng từ xuất khẩu không được chuẩn bị đầy đủ hoặc gặp vấn đề pháp lý, hàng hóa sẽ không thể thông quan đúng hạn, từ đó dẫn đến việc không kịp xếp hàng lên tàu.
Yếu tố khách quan
Cuối cùng, không thể không đề cập đến các yếu tố khách quan như thời tiết xấu. Những cơn bão, gió mạnh hay sóng lớn có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến kế hoạch vận chuyển hàng hóa. Khi thời tiết không thuận lợi, hãng tàu có thể buộc phải hoãn chuyến đi để đảm bảo an toàn cho hàng hóa và tàu.
Mỗi một nguyên nhân có thể ảnh hưởng đáng kể đến hoạt động giao nhận hàng hóa, và hiểu rõ chúng sẽ giúp các doanh nghiệp tìm ra cách xử lý hiệu quả hơn.
Cách xử lý khi hàng bị roll
Khi gặp phải tình trạng hàng bị roll, việc đầu tiên cần làm là xác định nguồn gốc của vấn đề để đưa ra biện pháp xử lý phù hợp. Có hai tình huống chính: lỗi từ hãng tàu và lỗi từ chủ hàng.
Cách xử lý khi hàng bị roll
Nếu lỗi từ hãng tàu
Trong trường hợp lỗi phát sinh từ phía hãng tàu, việc bạn cần làm đơn giản hơn. Thường thường, bạn sẽ phải chờ tàu kế tiếp để hàng hóa được vận chuyển. Tuy nhiên, để giảm thiểu thiệt hại, bạn nên giữ liên lạc chặt chẽ với hãng tàu hoặc đại lý của mình.
Điều này sẽ giúp bạn nắm bắt thông tin mới nhất về lịch trình của tàu và đảm bảo rằng hàng hóa được ưu tiên sắp xếp trong các chuyến sau. Song song với đó, bạn cũng cần xem xét liệu có thể thương lượng về việc bồi thường thiệt hại nếu phát sinh chi phí do sự cố này.
Nếu lỗi từ chủ hàng
Nếu nguyên nhân hàng bị roll xuất phát từ chủ hàng, việc xử lý phức tạp hơn. Trước tiên, bạn cần rút kinh nghiệm cho các lần vận chuyển tiếp theo để tránh các sai sót tương tự, chẳng hạn như đến cảng đúng giờ cắt máng hoặc chuẩn bị hồ sơ hải quan đầy đủ.
Đồng thời, việc duy trì liên lạc với hãng tàu/đại lý trong suốt quá trình vận chuyển sẽ giúp bạn nhanh chóng phát hiện và xử lý các vấn đề phát sinh. Việc đàm phán tìm ra giải pháp thay thế, như điều chỉnh lịch hoặc chuyển sang tàu khác, cũng rất quan trọng để hạn chế thiệt hại.
Khi hàng bị roll, dù lỗi thuộc về ai thì đều cần thực hiện một quy trình xử lý chung. Đầu tiên, hãy liên hệ với hãng tàu hoặc đại lý để thông báo về tình trạng hàng hóa. Sau đó, tiến hành đàm phán để tìm ra giải pháp tốt nhất cho cả hai bên.
Có thể bạn sẽ phải điều chỉnh lịch trình hoặc tìm phương án thay thế, nhưng điều này là cần thiết để bảo đảm quyền lợi của bạn. Cuối cùng, nếu có thiệt hại phát sinh, hãy thỏa thuận về việc bồi thường để giảm bớt gánh nặng tài chính.
Biện pháp hạn chế tình trạng hàng bị roll
Trong bối cảnh toàn cầu hóa và sự phát triển mạnh mẽ của thương mại quốc tế, việc đảm bảo hàng hóa được vận chuyển đúng thời gian là một yếu tố then chốt đối với các doanh nghiệp. Tuy nhiên, tình trạng hàng bị “roll” (hàng bị dời chuyến, chậm lịch vận chuyển) là vấn đề thường gặp, gây ra nhiều khó khăn như tăng chi phí lưu kho, ảnh hưởng tiến độ giao hàng và tạo ra những trải nghiệm không hài lòng cho khách hàng. Để giảm thiểu rủi ro này, các doanh nghiệp cần có những biện pháp phòng ngừa khoa học và hiệu quả.
Biện pháp hạn chế tình trạng hàng bị roll
Đặt lịch tàu sớm và đúng quy trình
Một trong những cách hữu hiệu nhất để giảm thiểu rủi ro hàng bị “roll” là lên kế hoạch và đặt lịch tàu sớm ngay khi có thể. Đặt lịch tàu sớm giúp doanh nghiệp đảm bảo rằng hàng hóa của mình sẽ được ưu tiên xếp lên tàu đúng kế hoạch. Bằng việc đăng ký sớm, doanh nghiệp có cơ hội chọn được những chuyến tàu phù hợp và tránh các lịch trình đông đúc vào phút chót. Quy trình này cũng giúp các đối tác vận chuyển dễ dàng quản lý hàng hóa và giảm thiểu khả năng dời lịch hoặc chậm trễ trong việc bốc dỡ.
Ngoài ra, việc đặt lịch sớm còn giúp doanh nghiệp tránh được các chi phí phát sinh do chậm trễ như phí lưu kho, phí chuyển tiếp, hay thậm chí là các khoản phí phạt từ đối tác.
Lựa chọn lịch tàu linh hoạt
Không phải lúc nào lịch tàu đã đặt trước cũng sẽ được duy trì như kế hoạch ban đầu, đặc biệt trong trường hợp có yếu tố bất ngờ như thời tiết xấu hay các vấn đề kỹ thuật. Vì vậy, lựa chọn các nhà vận chuyển cung cấp lịch tàu linh hoạt là rất quan trọng. Những nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển có khả năng điều chỉnh thời gian và sắp xếp lịch trình phù hợp với tình hình sẽ là sự lựa chọn tối ưu cho các doanh nghiệp.
Linh hoạt trong lịch tàu cũng giúp doanh nghiệp dễ dàng điều chỉnh và thay đổi kế hoạch nếu có tình huống phát sinh bất ngờ. Chẳng hạn, nếu một chuyến tàu bị hủy đột ngột, doanh nghiệp vẫn có thể nhanh chóng chuyển sang một chuyến khác mà không ảnh hưởng nghiêm trọng đến tiến độ.
Tránh vận chuyển vào mùa cao điểm và ngày lễ
Thời điểm vận chuyển cũng ảnh hưởng rất lớn đến khả năng xảy ra tình trạng hàng bị “roll”. Mùa cao điểm như các tháng cuối năm hoặc những ngày lễ lớn thường là thời gian mà nhu cầu vận chuyển tăng mạnh, gây áp lực lớn lên các cảng và hệ thống vận chuyển toàn cầu. Do đó, doanh nghiệp nên tránh vận chuyển vào những giai đoạn này để giảm thiểu khả năng hàng hóa bị hoãn hoặc chuyển chuyến.
Nếu không thể tránh được các thời điểm cao điểm, doanh nghiệp cần lên kế hoạch cụ thể, cân nhắc các lựa chọn linh hoạt và sẵn sàng chịu các chi phí phát sinh. Trong một số trường hợp, việc trả phí ưu tiên để hàng hóa được vận chuyển đúng lịch trình cũng có thể là một lựa chọn hiệu quả.
Chia nhỏ lô hàng để dễ quản lý
Chia nhỏ lô hàng thành các lô hàng nhỏ hơn là một biện pháp hữu ích giúp giảm rủi ro hàng bị “roll”. Khi hàng hóa được chia thành nhiều lô, doanh nghiệp có thể dễ dàng quản lý từng phần và linh hoạt xử lý nếu một phần hàng hóa bị hoãn hoặc gặp sự cố.
Việc chia nhỏ lô hàng còn giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình quản lý kho bãi, tránh hiện tượng hàng hóa bị quá tải và giảm thiểu rủi ro trong các trường hợp cần xử lý nhanh chóng. Ngoài ra, việc này còn cho phép doanh nghiệp dễ dàng điều chỉnh kế hoạch vận chuyển và tăng cường khả năng dự trù trước các tình huống không mong muốn.
Hạn chế vận chuyển qua các trạm chuyển tải
Vận chuyển chuyển tải, hay quá cảnh qua các trạm chuyển tiếp, thường kéo dài thời gian vận chuyển và tăng nguy cơ hàng bị “roll”. Vì phải qua nhiều khâu trung gian và phụ thuộc vào lịch trình của từng trạm, khả năng xảy ra trễ chuyến, mất hàng, hoặc sai lệch trong quy trình vận chuyển là khá cao. Do đó, lựa chọn tuyến vận chuyển trực tiếp luôn là ưu tiên hàng đầu nếu doanh nghiệp muốn đảm bảo hàng hóa đến nơi một cách nhanh chóng và đúng kế hoạch.
Hạn chế vận chuyển qua các trạm chuyển tải
Mặc dù các tuyến trực tiếp có thể tốn kém hơn, nhưng việc hạn chế vận chuyển qua các trạm chuyển tải giúp doanh nghiệp tối ưu hóa thời gian và hạn chế tối đa các rủi ro không mong muốn.
Lựa chọn công ty forwarder uy tín và chuyên nghiệp
Một yếu tố quan trọng không thể bỏ qua khi muốn giảm thiểu tình trạng hàng bị “roll” là chọn lựa đối tác forwarder uy tín. Các công ty forwarder chuyên nghiệp và có kinh nghiệm sẽ hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình vận chuyển từ khâu sắp xếp lịch trình, xử lý giấy tờ, đến việc quản lý lô hàng tại cảng. Những công ty này thường có quan hệ tốt với các hãng tàu lớn, giúp đảm bảo hàng hóa của doanh nghiệp được xếp lên tàu đúng lịch và hạn chế rủi ro tối đa.
Ngoài ra, các công ty forwarder uy tín còn giúp doanh nghiệp tiếp cận thông tin kịp thời về lịch trình tàu, các tình huống rủi ro có thể phát sinh, từ đó điều chỉnh kế hoạch một cách phù hợp. Sự am hiểu sâu về thị trường và các quy trình logistics của các công ty này là tài sản vô giá giúp doanh nghiệp an tâm hơn trong việc vận chuyển.
Kết luận
Tình trạng hàng bị roll là một vấn đề phổ biến trong ngành logistics, tác động lớn đến quá trình giao nhận và doanh thu của doanh nghiệp. Hiểu rõ nguyên nhân và cách xử lý tình trạng này sẽ giúp các doanh nghiệp có biện pháp phòng ngừa hiệu quả, từ đó tiết kiệm chi phí và đảm bảo hàng hóa được vận chuyển đúng hạn. Từ việc lập kế hoạch cụ thể cho đến việc lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển uy tín, tất cả đều đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa quy trình giao nhận hàng hóa.
