Incoterms, viết tắt của International Commercial Terms (Điều khoản Thương mại Quốc tế), là một bộ quy tắc được phát triển bởi Phòng Thương mại Quốc tế (ICC) nhằm định nghĩa và quy định trách nhiệm và rủi ro giữa người bán và người mua trong các giao dịch thương mại quốc tế. Incoterms cũng giúp tăng cường tính minh bạch và hiệu quả cho các bên tham gia trong quá trình vận chuyển hàng hóa. Trong bộ Incoterms hiện tại – Incoterms 2020, có một thuật ngữ rất quan trọng được sử dụng phổ biến trong các giao dịch xuất nhập khẩu, đó là thuật ngữ “EXW”. Trong bài viết này, Antlogistics sẽ cùng tìm hiểu về EXW là gì và những lưu ý cần thiết khi sử dụng thuật ngữ này trong Incoterms 2020.
Giới thiệu về EXW
EXW là gì?
EXW là viết tắt của Ex-Works, có nghĩa là Giao hàng tại xưởng.Theo đó, người bán chỉ cần giao hàng tại địa chỉ nhà máy hoặc kho xưởng của mình, và không chịu trách nhiệm về việc vận chuyển hàng hóa đến cảng xuất khẩu hay nơi điều kiện giao hàng được quy định trong hợp đồng mua bán.
EXW là gì?
Trách nhiệm của các bên trong EXW
Theo quy định trong Incoterms 2020, thuật ngữ EXW (Ex Works) có nghĩa là “Giao tại xưởng” và trách nhiệm của các bên trong hợp đồng mua bán được phân chia rất rõ ràng. Trong điều kiện EXW, người bán chỉ cần đặt hàng hóa sẵn sàng tại xưởng, kho bãi hoặc địa điểm được quy định, và người mua chịu trách nhiệm chính trong việc thực hiện phần còn lại của quá trình vận chuyển hàng hóa. Cụ thể, trách nhiệm của các bên như sau:
Trách nhiệm của người bán
- Sản xuất hàng hóa: Người bán phải chịu trách nhiệm sản xuất hàng hóa đúng theo thỏa thuận trong hợp đồng. Điều này bao gồm việc đảm bảo rằng hàng hóa đáp ứng được các tiêu chuẩn chất lượng và kỹ thuật như đã được thống nhất giữa các bên.
- Đóng gói hàng hóa: Sau khi sản xuất, người bán phải tiến hành đóng gói hàng hóa một cách an toàn và phù hợp với loại hàng hóa cũng như phương thức vận chuyển dự kiến. Việc đóng gói phải đảm bảo rằng hàng hóa không bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển.
- Dán tem và nhãn mác: Người bán có trách nhiệm dán tem và nhãn mác cần thiết lên hàng hóa. Những tem nhãn này có thể bao gồm thông tin về sản phẩm, hướng dẫn sử dụng, cảnh báo an toàn, và các yêu cầu pháp lý liên quan.
- Chuẩn bị hàng hóa sẵn sàng: Người bán phải chuẩn bị và đặt hàng hóa sẵn sàng tại kho, nhà máy hoặc địa điểm khác được chỉ định trong hợp đồng. Hàng hóa phải sẵn sàng để người mua có thể tiếp nhận vào thời điểm đã thỏa thuận.
- Cung cấp bộ chứng từ: Người bán phải cung cấp bộ chứng từ đầy đủ theo hợp đồng, bao gồm hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, chứng nhận xuất xứ và bất kỳ tài liệu nào khác mà người mua yêu cầu để thực hiện các thủ tục hải quan hoặc tài chính.
EXW là gì? Trách nhiệm của các bên trong EXW
Trách nhiệm của người mua
- Nhận hàng tại địa điểm của người bán: Người mua phải đến nhận hàng tại địa điểm do người bán chỉ định. Điều này có thể là xưởng, nhà máy hoặc kho bãi của người bán. Người mua phải chịu mọi chi phí và rủi ro từ thời điểm hàng hóa được đặt sẵn sàng tại địa điểm này.
- Vận chuyển hàng hóa: Người mua chịu trách nhiệm tổ chức và chi trả chi phí vận chuyển hàng hóa từ địa điểm của người bán đến nơi tiêu thụ cuối cùng. Điều này bao gồm việc thuê phương tiện vận chuyển, đóng gói thêm nếu cần, và các chi phí liên quan đến vận chuyển như phí cảng, phí bốc xếp, và phí bảo hiểm hàng hóa trong quá trình vận chuyển.
- Làm thủ tục hải quan: Nếu hàng hóa phải qua biên giới quốc tế, người mua cũng phải chịu trách nhiệm làm thủ tục hải quan ở cả nước xuất khẩu và nước nhập khẩu. Điều này bao gồm việc chuẩn bị các giấy tờ cần thiết, nộp các loại thuế và phí, và đảm bảo hàng hóa được thông quan một cách hợp pháp.
- Chịu rủi ro và chi phí từ thời điểm hàng hóa sẵn sàng: Từ thời điểm hàng hóa được đặt sẵn sàng tại địa điểm của người bán, mọi rủi ro về mất mát, hư hỏng hoặc bất kỳ tổn thất nào liên quan đến hàng hóa đều do người mua chịu. Người mua cần phải đảm bảo rằng hàng hóa được bảo hiểm đầy đủ trong suốt quá trình vận chuyển.
- Thanh toán: Người mua có trách nhiệm thanh toán cho người bán đúng theo thỏa thuận trong hợp đồng mua bán. Điều này bao gồm cả giá trị hàng hóa và bất kỳ chi phí nào khác liên quan nếu có.
Như vậy, trong điều kiện EXW, trách nhiệm của người bán chỉ giới hạn ở việc chuẩn bị và cung cấp hàng hóa tại địa điểm của mình, còn người mua chịu trách nhiệm chính trong việc vận chuyển, làm thủ tục hải quan và đảm bảo hàng hóa đến nơi tiêu thụ cuối cùng một cách an toàn. Điều này đòi hỏi người mua phải có sự chuẩn bị kỹ lưỡng và khả năng quản lý vận chuyển quốc tế tốt để đảm bảo quá trình nhập khẩu diễn ra suôn sẻ.
Khi nào nên sử dụng EXW?
Đối với người bán
- Không muốn chịu trách nhiệm về vận chuyển:
Sử dụng điều kiện EXW là lựa chọn lý tưởng cho những người bán không muốn hoặc không có khả năng chịu trách nhiệm về việc vận chuyển hàng hóa. Với EXW, trách nhiệm của người bán dừng lại tại cửa xưởng, nhà máy, hoặc địa điểm sản xuất. Người bán chỉ cần đảm bảo rằng hàng hóa đã sẵn sàng để người mua đến nhận, không cần lo lắng về việc tổ chức, quản lý vận chuyển, hoặc các chi phí phát sinh từ vận chuyển như phí cảng, bốc xếp hay bảo hiểm. Điều này đặc biệt hữu ích cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, hoặc các nhà sản xuất trong nước không có kinh nghiệm hoặc mạng lưới vận tải quốc tế rộng rãi.
- Muốn giới hạn trách nhiệm và rủi ro:
Trong giao dịch EXW, trách nhiệm và rủi ro của người bán chỉ giới hạn đến khi hàng hóa được đặt sẵn tại địa điểm quy định. Điều này có nghĩa là sau khi người mua nhận hàng tại xưởng hoặc nhà máy của người bán, mọi rủi ro về mất mát, hư hỏng, hoặc bất kỳ sự cố nào xảy ra trong quá trình vận chuyển đều do người mua chịu. Điều này giúp người bán giảm thiểu rủi ro pháp lý và tài chính liên quan đến việc vận chuyển, đặc biệt là khi hàng hóa phải đi qua nhiều địa điểm trung gian hoặc khi vận chuyển quốc tế có thể gặp nhiều rủi ro.
Khi nào nên sử dụng EXW?
Đối với người mua
- Có khả năng tổ chức và tiến hành vận chuyển độc lập:
Sử dụng EXW yêu cầu người mua phải có khả năng tổ chức và quản lý quá trình vận chuyển từ xưởng hoặc nhà máy của người bán đến địa điểm cuối cùng một cách độc lập. Điều này bao gồm việc thuê phương tiện vận chuyển, làm thủ tục hải quan, nộp thuế và phí, và đảm bảo rằng hàng hóa được vận chuyển an toàn và đúng thời gian. Người mua cần có kiến thức và kinh nghiệm trong việc quản lý logistics và vận tải quốc tế, cũng như có các mối quan hệ với các nhà cung cấp dịch vụ vận tải đáng tin cậy.
- Muốn kiểm soát chi phí vận chuyển:
Một trong những lợi ích lớn nhất của EXW đối với người mua là khả năng kiểm soát chi phí vận chuyển. Người mua có thể tự chọn các nhà cung cấp dịch vụ vận tải, thương lượng giá cước, và lập kế hoạch vận chuyển sao cho hiệu quả nhất về mặt chi phí. Bằng cách này, người mua có thể tối ưu hóa chi phí vận chuyển, từ đó giảm giá thành sản phẩm và tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường. Đặc biệt, trong trường hợp người mua có mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp dịch vụ vận tải, họ có thể tận dụng được các ưu đãi về giá và dịch vụ.
- Muốn kiểm soát chất lượng hàng hóa:
Với điều kiện EXW, người mua có thể đến kiểm tra và nhận hàng trực tiếp tại cơ sở của người bán. Điều này cho phép người mua kiểm tra kỹ lưỡng chất lượng hàng hóa trước khi vận chuyển. Người mua có thể đảm bảo rằng hàng hóa đáp ứng đúng các tiêu chuẩn và yêu cầu đã thỏa thuận, từ đó giảm thiểu rủi ro nhận phải hàng hóa kém chất lượng hoặc không đúng yêu cầu. Việc này đặc biệt quan trọng đối với các sản phẩm có giá trị cao, sản phẩm đặc thù, hoặc những sản phẩm đòi hỏi các tiêu chuẩn chất lượng nghiêm ngặt.
Lưu ý khi sử dụng EXW
Người bán
- Không chịu trách nhiệm về vận chuyển: Trong thuật ngữ EXW, người bán không chịu trách nhiệm về vận chuyển hàng hóa. Do đó, họ cần phải đảm bảo hàng hóa được chuẩn bị sẵn sàng tại xưởng hay nhà máy của mình để người mua có thể tự vận chuyển hàng đi.
- Phải đảm bảo hàng hóa được chuẩn bị sẵn sàng: Vì người bán không chịu trách nhiệm về vận chuyển, họ phải đảm bảo hàng hóa được chuẩn bị sẵn sàng và đủ điều kiện để được vận chuyển tới cảng hay nơi điều kiện giao hàng được quy định trong hợp đồng.
- Cung cấp thông tin chi tiết về hàng hóa: Khi sử dụng thuật ngữ EXW, người bán cần cung cấp thông tin chi tiết và rõ ràng về hàng hóa cho người mua. Điều này đảm bảo rằng người mua có đầy đủ thông tin để tổ chức và vận chuyển hàng hóa một cách hiệu quả.
Lưu ý khi sử dụng EXW
Người mua
- Phải tổ chức và quản lý vận chuyển: Khi sử dụng thuật ngữ EXW, người mua phải tự tổ chức và quản lý quá trình vận chuyển từ xưởng hay nhà máy của người bán tới cảng hay nơi điều kiện giao hàng được quy định trong hợp đồng. Việc này đòi hỏi người mua phải có đủ khả năng và kinh nghiệm để tổ chức vận chuyển hiệu quả.
- Chịu trách nhiệm và chi phí liên quan đến vận chuyển: Trong thuật ngữ EXW, người mua phải chịu trách nhiệm và chi phí liên quan đến vận chuyển hàng hóa từ xưởng hay nhà máy của người bán tới cảng hay nơi điều kiện giao hàng được quy định trong hợp đồng. Do đó, việc lựa chọn đơn vị vận chuyển phù hợp là rất quan trọng.
- Kiểm tra hàng hóa tại cơ sở của người bán: Khi sử dụng thuật ngữ EXW, người mua có quyền kiểm tra và chấp nhận hàng hóa tại cơ sở của người bán trước khi vận chuyển đi. Việc này giúp đảm bảo chất lượng hàng hóa và tránh các tranh chấp về chất lượng sau này.
Lưu ý: Thuật ngữ EXW đòi hỏi sự chuẩn bị, hỗ trợ và quản lý từ cả người bán và người mua để đảm bảo quy trình mua bán quốc tế diễn ra hiệu quả.
Kết luận
Thuật ngữ EXW là gì? Trong bộ Incoterms hiện tại – Incoterms 2020, thuật ngữ EXW là một trong những điều khoản được sử dụng phổ biến và quan trọng trong các giao dịch xuất nhập khẩu. Với những lợi và nhược điểm của nó, việc lựa chọn sử dụng EXW hay không cũng như việc chuẩn bị và thực hiện đúng quy trình khi sử dụng thuật ngữ này là rất quan trọng đối với cả người bán và người mua.
Mong rằng bài viết này đã giúp bạn hiểu rõ hơn về thuật ngữ EXW và những lưu ý cần thiết khi sử dụng nó trong Incoterms 2020. Chúc bạn thành công trong các giao dịch thương mại quốc tế của mình!
